Erste Schritte | Sprachen und Übersetzungen

Erste Schritte

Wenn Sie Swiss-Bill installieren, wird automatisch eine erste Firma ('Meine Firma') für Sie eröffnet. Sie können gleich loslegen: Kunden erfassen, Rechnungen erstellen und Angebote schreiben.

Um Swiss-Bill an Ihre Firma anzupassen, finden Sie hier die wichtigsten Einstellungen auf einen Blick.

Firmen-Daten anpassen

Swiss-Bill-Navigation: Einstellungen > Firma

Erfassen Sie hier Ihre Firmendaten. Alles, was Sie eingeben, erscheint später auf den PDF-Dokumenten (Rechnung, Angebot).

Das Logo (Format: PNG oder JPG) wird auf den Rechnungen und Angeboten eingefügt.

Die IBAN ist die Nummer Ihres Kontos. Diese Nummer wird im QR-Code der Rechnung codiert, wodurch Ihre Kunden automatisch an das richtige Konto zahlen.

Einstellungen Swiss-Bill Zum Vergrössern Bild anklicken

Mehrwertsteuer-Einstellungen

Swiss-Bill-Navigation: Einstellungen > MwSt.

Wenn Ihre Firma nicht mehrwertsteuerpflichtig ist, dann müssen Sie hier nichts ändern - das ist die Default-Einstellung.

Wenn Ihre Firma mehrwertsteuerpflichtig ist, dann aktivieren Sie die Checkbox. Sie können einen oder mehrere Mehrwertsteuersätze erfassen. Die MwSt.-Voreinstellungen für Positionen und Dokument werden beim Anlegen von neuen Rechnungen und Angeboten automatisch übernommen.

Ein Hinweis: Wenn sich ein Mehrwertsteuersatz zu einem späteren Zeitpunkt ändert, dann werden die bereits erstellten Rechnungen oder Angebote nicht verändert. 

Einstellungen MwSt Zum Vergrössern Bild anklicken

Vorgaben anpassen

Swiss-Bill-Navigation: Einstellungen > Vorgaben

Passen Sie hier die Nummern für Rechnungen, Angebote und Kunden an. 

Diese Zahl wird automatisch erhöht nachdem ein Kunde, eine Rechnung oder ein Angebot erstellt worden ist.

Einstellungen Vorgaben Zum Vergrössern Bild anklicken

Sprachen, Übersetzungen, Länder und Währungen

Swiss-Bill-Navigation: Einstellungen > Sprachen (resp. Länder, Währungen)

  • Sprachen: Ihre Rechnungen und Angebote können in den hier erfassten Sprachen gedruckt werden.
  • Übersetzungen: Für jede Sprache können Begriffe, die in PDF's oder im E-Mail verwendet werden, übersetzt werden. Zudem können Sie die Dateinamen für Rechnungen und Angebote hier festlegen. Vorlage-Texte für E-Mails, Rechnungen und Angebote sind auch für jede Sprache einzeln definierbar.
  • Länder: Erfassen Sie die Länder, in die Sie Rechnungen oder Angebote senden wollen.
  • Währungen: Erfassen Sie die Währungen, in denen Sie Rechnungen oder Angebote erstellen wollen.

Hinweis:

Diese Einstellungen können Sie Kunden zuweisen. Wenn Sie eine neue Rechnung oder ein neues Angebot für einen Kunden erstellen, dann werden diese Angaben übernommen. Wenn Sie später die Kundeneinstellungen ändern, dann bleiben die Einstellungen bestehender Dokumente unverändert.

Übersetzungen Rechnungstexte Zum Vergrössern Bild anklicken

E-Mail-Einstellungen

Swiss-Bill-Navigation: Einstellungen > E-Mail

Rechnungen und Angebote können Sie per E-Mail direkt an Ihre Kunden senden.

Sie können dazu den Versanddienst von swiss-bill.com nutzen oder Sie können E-Mails über ihren eigenen SMTP-Server versenden.

Testen Sie, ob der E-Mail-Versand funktioniert bevor Sie Rechnungen und Angebote per E-Mail versenden

Einstellungen SMTP-Server für Mailversand Zum Vergrössern Bild anklicken

Firmen verwalten

Swiss-Bill-Navigation: Einstellungen > Firmen verwalten (auf der rechten Seite)

Fügen Sie weitere Firmen hinzu oder ändern Sie den angezeigten Namen ('Meine Firma'). Sie können beliebig viele Firmen hinzufügen.

Jede Firma hat eigene Kunden, Rechnungen und Einstellungen.

Sie können die Listeneinträge nach unten und oben verschieben. Die oberste Firma in der Liste wird jeweils beim Start von Swiss-Bill automatisch aktiviert.

Firmen Verwalten Zum Vergrössern Bild anklicken

Fertig, legen Sie los!

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